La importancia
de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los
procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar
grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la
empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad,
evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando
ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo
relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su
estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de
determinado departamento.
- Manual de Organización
Es la
versión detallada por escrito de la organización formal a través de la
descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los
distintos puestos de trabajo que componen su estructura.
Estos
manuales contienen información detallada referente a los antecedentes,
legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, niveles
jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de
comunicación y coordinación de una organización.
También
incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad
administrativa en particular.
Manual
de Normas y Procedimientos
Es la
expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los
cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, como la enunciación de
normas de funcionamiento básicas a los cuales deberá ajustarse los miembros de
la misma.
Se detallan
a continuación los elementos constitutivos de un manual de estas
características:
Normas de procedimientos: es la
relación por escrito de la secuencia de los procedimientos que constituyen la
base de la organización, con la indicación de los distintos sectores a través
de los cuales los mismos se desenvuelven.
- Formularios: son todos aquellos documentos y comprobantes que circulan dentro de los circuitos administrativos.
- Flujo gramas: son los procedimientos descritos de manera grafica, que se conocen también como diagramas de procedimientos.
Los manuales
de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos,
tienen por objeto:
- Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la organización, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos.
- Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración.
- Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.
- Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de funciones.
Manual
de Políticas, Normas y Procedimientos
Este manual
comprende los lineamientos que sirven de marco de referencia a la organización.
Además, incluyen toda la información referente a la organización (antecedentes,
estructura orgánica, funciones, organigramas, etc). También, incluyen
descripciones de cargos y constituyen un instrumento técnico que incorpora
información importante sobre el uso de recursos materiales y tecnológicos para
el desarrollo de los procedimientos, las actividades y tareas diarias.
- Manual para Especialistas
Es aquel que
agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicación en forma específica a
determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual del vendedor
o compendio de la secretaria.
La
preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es
recomendable cuando el número de empleados que los utiliza es lo
suficientemente grande como para justificarlo.
El objetivo
básico perseguido con su preparación, es el de entrenamiento y capacitación de
empleados, como así servir también de elemento de consulta para la realización
de las tareas asignadas.
Manual del Empleado
Su objetivo
es lograr una rápida asimilación de personal nuevo (inducción) así como también
para posterior entrenamiento, este manual es especialmente útil para niveles
intermedios u operativos.
Se enuncian
a continuación algunas informaciones que un manual de estas características
debe contener:
- Actividades desarrolladas por la empresa.
- Breve reseña histórica.
- Objetivos generales que se persiguen.
- Derechos y obligaciones de los empleados en general.
- Normas de comportamiento básicas y de cumplimiento obligatorio para todo el personal.
- Servicios que la empresa presta a sus empleados.
Manual de Contenido Múltiple
Ya se ha
visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace que
los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. La inmensa mayoría de
los manuales de oficina parecen estar diseñados intencionalmente para varios
fines, por ejemplo, en la preparación de cualquier manual de procedimientos
existen dos requisitos indispensables para asegurar su éxito:
manifestación
clara de las normas generales de la empresa.
Comprensión
total de la organización básica de la misma.
Es decir, de
poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo
tiempo la organización y las normas básicas no son, claramente firmes y
comprensibles.
Manuales de Finanzas
Las
responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos que den
instrucciones numerosas y específicas a todos aquellos que deben proteger en
alguna forma los bienes de la empresa, para asegurar la comprensión de sus
deberes en todos los niveles de la administración.
Manuales del Sistema
El manual
del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema, y está
constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente
manera: Objetivos del sistema, arquitectura de datos, arquitectura física del
sistema, índice de componentes, etc.
Manual de Calidad
Define un manual de calidad como un documento que enuncia la política de la calidad y que describe el sistema de calidad de una organización. Este manual puede estar relacionado con las actividades totales de una organización o con una parte seleccionada de estas.
Manual de Calidad
Define un manual de calidad como un documento que enuncia la política de la calidad y que describe el sistema de calidad de una organización. Este manual puede estar relacionado con las actividades totales de una organización o con una parte seleccionada de estas.
Es
importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del
manual de la calidad se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta
satisfacer. Esta norma suministra los lineamientos para desarrollar dichos
manuales de calidad
ISO 9002
ISO son las
siglas en inglés de la Organización Internacional de Estandarización, la cual
se dedica a la creación de estándares internacionales voluntarios, en diversos
ámbitos como son: la industria, la ciencia, la tecnología y la economía.
Las normas
ISO 9000 son una serie de normas para el Aseguramiento de la Calidad, que son
aceptadas alrededor del mundo. Su importancia radica en que, cuando se adquiere
un producto o servicio de una empresa que está registrada en ISO 9000, se tiene
la seguridad (alta probabilidad)
de que la calidad que se está recibiendo será como se esperaba. Permite contar
con la documentación de todas las actividades de la empresa, relativas a la
calidad, por escrito.
El ISO 9002
tiene una estrecha relación con los manuales, ya que en el momento de
establecer una norma o política en la organización, debemos tener presente que
esta se debe ajustar a los servicios o fines que esta preste, debemos poseer
una documentación en base a los criterios de las normas del ISO 9002. Para que
al momento de establecerlas estas aseguren un beneficio a la organización.