- Son una fuente permanente de
información sobre las prácticas generales y sectoriales de la empresa.
- Son una herramienta de apoyo en
el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados.
- Aseguran que todos los
interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus
propios papeles y relaciones pertinentes.
- Determinan la responsabilidad
de cada puesto y su relación con otros puestos de la organización.
Necesidad de los Manuales
Se necesita
un manual cuando ocurren algunas de las siguientes circunstancias:
Muchas personas desempeñando actividades
similares y complejas.
Trabajos muy especializados y no repetitivos
en los cuales, grupos de usuarios deben manejar diseños complejos y casi
siempre desconocidos para ellos (tal como es el análisis y diseños de
sistemas).
En la
actualidad las organizaciones están adoptando el uso de manuales
administrativos como medios para la satisfacción de distintos tipos de
necesidades. Depende de estas necesidades cada empresa adopta el tipo de manual
que más se adapte a sus necesidades.
Importancia de los manuales
La importancia
de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los
procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar
grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la
empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad,
evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando
ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo
relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su
estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de
determinado departamento.
Manual
de Organización
Es la
versión detallada por escrito de la organización formal a través de la
descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los
distintos puestos de trabajo que componen su estructura.
Estos
manuales contienen información detallada referente a los antecedentes,
legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, niveles
jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de
comunicación y coordinación de una organización.
También
incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad
administrativa en particular.
Manual
de Normas y Procedimientos
Es la
expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los
cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, como la enunciación de
normas de funcionamiento básicas a los cuales deberá ajustarse los miembros de
la misma.
Se detallan
a continuación los elementos constitutivos de un manual de estas
características:
Normas de procedimientos: es la
relación por escrito de la secuencia de los procedimientos que constituyen la
base de la organización, con la indicación de los distintos sectores a través
de los cuales los mismos se desenvuelven.
Formularios: son todos aquellos
documentos y comprobantes que circulan dentro de los circuitos administrativos.
Flujo gramas: son los procedimientos
descritos de manera grafica, que se conocen también como diagramas de
procedimientos.
Los manuales
de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos,
tienen por objeto:
Compilar en forma adecuada,
secuencial y detallada las operaciones a cargo de la organización, los
puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su
participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la
realización de las actividades institucionales agregadas en
procedimientos.
- Uniformar y controlar el
cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración.
- Aumentar la eficiencia de los
empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.
- Ayudar a la coordinación del
trabajo y evitar la duplicidad de funciones.
Manual
de Políticas, Normas y Procedimientos
Este manual
comprende los lineamientos que sirven de marco de referencia a la organización.
Además, incluyen toda la información referente a la organización (antecedentes,
estructura orgánica, funciones, organigramas, etc). También, incluyen
descripciones de cargos y constituyen un instrumento técnico que incorpora
información importante sobre el uso de recursos materiales y tecnológicos para
el desarrollo de los procedimientos, las actividades y tareas diarias.
Manual
para Especialistas
Es aquel que
agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicación en forma específica a
determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual del vendedor
o compendio de la secretaria.
La
preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es
recomendable cuando el número de empleados que los utiliza es lo
suficientemente grande como para justificarlo.
El objetivo
básico perseguido con su preparación, es el de entrenamiento y capacitación de
empleados, como así servir también de elemento de consulta para la realización
de las tareas asignadas.
Manual del Empleado
Su objetivo
es lograr una rápida asimilación de personal nuevo (inducción) así como también
para posterior entrenamiento, este manual es especialmente útil para niveles
intermedios u operativos.
Se enuncian
a continuación algunas informaciones que un manual de estas características
debe contener:
Actividades desarrolladas por la
empresa.
Breve reseña histórica.
Objetivos generales que se
persiguen.
Derechos y obligaciones de los
empleados en general.
Normas de comportamiento básicas y
de cumplimiento obligatorio para todo el personal.
Servicios que la empresa presta a
sus empleados.
Manual de Contenido Múltiple
manifestación clara de las normas
generales de la empresa.
Comprensión total de la organización
básica de la misma.